Tuesday, 16 April 2019

Employees’ Leave Balance Entry User Manual



Employees’ Leave Balance 







Entry ‘Employees’ Leave Balance Entry’ is an application designed to capture the leave balances as on 20-02-2019 for all the Government employees. This exercise is a precursor for the forthcoming launch of  HRMS and the data is required for automation of leave management and pay roll process.  Casual Leave (CL), Earned Leave (EL), Half Pay Leave (HPL), Compensatory Leave (CCL), Optional Holidays (OH) and Special Casual Leave (Special CL) are the categories of leaves that are to be updated.

This user manual guides the user step by step in completing this task.

↪ The DDO has to login in to DDOREQ Portal ( https://treasury.ap.gov.in/ddoreq/ )with the user ID and Password.

↪ A link will be provided in this screen to enter the leave balances. Please click on this link.

↪ The user will be taken to another page where he can see the DDO code and here, enter the password of the DDOREQ portal again.

↪ The user will be navigated to the screen as shown below. All theactive Bill IDs of HRMS of the DDO concerned will be displayed in the drop down.

↪  When a Bill  ID  is  selected,  all  the  employees  under  that  Bill  ID  will  be  displayed.  In  this  screen,  the user  can  see  the  Employee  ID,  Employee  Name  and  the  said  leave  types  of  the  employee  covered by  the  respective  bill  id. 

Here,  enter  the  details  as  asked  for  each  leave  type.

1.  Casual  Leave (CL): There  will  be  3  columns  for  this  leave  type.

- In  the  1st column,  enter  the  number  of  leaves  credited  on  01-01-2019.

- In  the  2ndcolumn,  enter  the  number  leaves  availed  in  between  01-01-2019  to  20-022019.

- In  the  3rd column,  balance  as  on  21-02-2019  will  be  shown  by  the  system.

2.  Earned leave (EL): This  leave  type  has  4  columns.

- In  the  1st column,  enter  the  closing  balance  as  on  31-12-2018  and  as  carried  over  to  1st January,  2019.

- In  the  2nd column,  enter  the  number  of  leaves  credited  on  01-01-2019.

- In  the  3rd column,  enter  the  number  leaves  availed  in  between  01-01-2019  and  20-022019  or  as debited  from  the    accounts  in  between  01.01.2019  and  20.02.2019

- In  the  4th  column,  balance  as  on  that  date  will  be  shown  by  the  system.

3.  Half Pay  Leave (HPL):  This  has  4  columns.

- In  the  1st column,  enter  the  closing  balance  as  on  31-12-2018  and  as  carried  over  to  1st January,  2019.

- In  the  2nd  column,  enter  the  number  of  leaves  credited  on  01-01-2019.

- In  the  3rdcolumn,  enter  the  number  leaves  availed  in  between  01-01-2019  and  20-022019  or  as debited  from  the    accounts  in  between  01.01.2019  and  20.02.2019

- In  the  4th  column,  balance  as  on  that  date  will  be  shown  by  the  system.

4.  Compensatory  Leave  (CCL): There  are  3  columns  for  this  leave  type.

- In  the  1st  column,  enter  the  number  of  sanctioned  Compensatory  Leaves  as  per  the proceedings  of  the  Competent  Authority.

- In  the  2nd  column,  enter  the  number  of  such  sanctioned  leaves  availed  in  between  0101-2019  to  20-02-2019.

- In  the  3rd column,  balance  as  on  that  date  will  be  shown  by  the  system.

5.  Optional  Holidays  (OH):  There  will  be  3  columns  for  this  leave  type.

- In  the  1st  column,  enter  the  number  of  leaves  credited  on  01-01-2019.

- In  the  2nd  column,  enter  the  number  leaves  availed  in  between  01-01-2019  and  20-022019.

- In  the  3rd column,  balance  as  on  that  date  will  be  shown  by the  system.

6.  Special  casual  Leave  (Special  CL): There  is  only  1  column  for  this  leave  type.

- In  that  column,  enter  the  number  of  leaves  availed  in  between  01-01-2019  to  20-022019.
↪  After  entering  these  details,  please  save  the  details  for  each  employee  by  clicking  on  the  SAVE button  provided.  You  can  make  changes  to  the  saved  data  any  number  of  times  until  it  is confirmed.

NOTE: Once  the  CONFIRM button  is  clicked,  it  freezes  the  data  for  that  employee  and  changes  can’t be  made.

↪  The next step  is to  enter  the  dates  on  which  the  above  said  leaves  were  availed.  To  do  this,  click  on ADD button.  Then  a  new page will  be  shown.

- In  this  page,  user  can  see  the  DDO  code,  employee  ID,  employee  name

- Below  this,  there  is  a  dropdown  box  of  LEAVE  TYPE.  In  this  drop  down,  you  can  see different  types  of  leaves  as  shown  availed  by  the  employee  concerned.

- For  each  leave  type,  you  have  to  enter  the  dates  on  which  that  leave  was  availed.  There is  no  restriction  of  ante  dates  or  future  dates.  Care  may  be  taken  to  choose  it  correctly. 

- For  example,  if  Casual  Leave  (CL)  is  selected,  the  system  will  show  the  number  of  lines (these  number  of  lines  depend  on  the  no  of  days  that    have  beenentered  in  the  column that  says  number  of  leaves  availed  from  01-01-2019  to  20-02-2019)  and  in  each  line, select  the  date  on  which  leave  was  availed.  Do  this  for  all  the  days  on  which  that  leave was  availed.

-  When  all  the  dates  for  a  particular  leave  type  are  entered,  click  on  SAVE.  This  will  save the  dates  for  that  employee  and  for  that  leave  type.

Note:  Data  will  not  be  saved  unless  SAVE  button  is  clicked.

- This  process  has  to  be  repeated  for  all  the  leave  types  and  dates  should  be  entered  for all  the  leave  types;  for  all  employees.

↪  These steps have to be  repeated for  all  the  Bill  IDs  and  all  the  employees  in  each  Bill  ID.

↪  When the number  of  leaves  and  dates  are  entered  and  saved  for  each  employee,  you  can  confirm that  by  clicking  on  CONFIRM  button.  Once  this  button  is  clicked,  it  will  freeze  the  data  for  that employee  and  no  changes  are  possible.

↪  Like this do for  all  employees  in  all  Bill  IDs.

↪  When  the  whole  process  is  completed,  it  can  be  submitted  by  clicking  on  SUBMIT  button  with biometric  authentication  of  the  DDO.





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