Sunday, 18 March 2018

G.O.MS.NO.39, Dated: 17-03-2018. Finance Department –Comprehensive Financial Management System (CFMS) –APCFSS – Validation of Human Resources Data by the Secretariat Departments and HODs.


GOVERNMENT OF ANDHRA PRADESH
ABSTRACT

Public  Services  –  Finance  Department  –Comprehensive  Financial  Management  System (CFMS)  –APCFSS  –  Validation  of  Human  Resources  Data  by  the  Secretariat  Departments  and HODs –Orders  –  Issued.

FINANCE  (IT)  DEPARTMENT
G.O.MS. NO.39                          Dated:  17-03-2018

Read  the  following: 
1. G.O. RT No.:  2067  Fin  IT  Dept.,  Dt.  26-10-2017.

ORDER :

   In  an  effort  to  establish  state-of-the  art  IT  applications  for  effective  Public  Finance Management,  the  Government  has  decided  to  establish  a  Comprehensive  Financial Management  System  (CFMS),  which  would  provide  seamless  and  dynamic  interface  with  all stakeholders  and  facilitate  effective  financial  management.

   2. rd Finance  Department  is  in  the  process  of  operationalizing  the  Comprehensive Financial  Management  System  (CFMS),  which  is  being  implemented  on  the  SAP  back-bone.   Andhra  Pradesh  Centre  for  Financial  Systems  and  Services  (APCFSS)  has  already  been assigned  as  the  nodal  agency  for  undertaking  the  end  to  end  tasks  of  this  implementation and  continued  support  and  maintenance  of  this  application.  As  part  of  this,  APCFSS  is entrusted  to  undertake  co-ordination  with  SAP,  the  Systems  Integrator  for  CFMS,  and  with other 3rd party  vendors  and  various  government  departments  who  are  the  stakeholders.

   3. Vide  the  reference  cited  above,  instructions  were  issued  to  all  the  Secretariat Departments  and  Heads  of  the  Departments  (HODs)  to  identify  and  enter  all  the  offices (Organisational  Units);  define  the  sanctioned  strength,  working  strength  with  the  list  of Posts  (Positions)  and  their  relevant  information  (Job/Post  Category)  and  determine  who (Person)  is  sitting  in  each  of  these  posts.  Additionally,  they  were  also  asked  to  determine  the relationship  between  the  Positions/Persons,  viz.  which  Position/Person  reports  to  which Position/Person.  For  this  activity,  APCFSS  has  developed  a  tool  and  training  was  given  on this  tool  over  a  few  sessions  and  also  required  user  manuals  and  training  videos  were posted  on  the  tool  site.  Most  of  the  departments  have  entered  the  data  in  the  tool  and submitted  to  enable  the  CFMS  team  to  extract  the  same  for  loading  into  CFMS.

   4. CFMS  team  extracted  the  data  from  the  tool  and  loaded  the  same  to  the  CFMS application.  On  review  of  the  extracted  and  loaded  data,  it  has  been  observed  that  there  are many  gaps  and  inconsistencies  with  the  data  provided  in  the  tool.  Also,  few  differences  are identified  in  comparison  to  the  similar  data  provided  to  the  General  Administration Department  for  the  purposes  of  Aadhar  Enabled  Bio-metric  Attendance  System.

   5. It  has  been  brought  to  the  attention  of  the  Government  by  the  APCFSS  team  that accuracy  of  the  HR  data  is  a  critical  need  for  the  CFMS.  Establishing  the  state  wide  structures of  the  departments,  structures  of  the  individual  offices  and  identifying  people  to  positions  in every  office  are  important  prerequisites  for  the  departments/users  being  able  to  prefer  and process  bills  and  for  employee  related  payments  like  salaries/wages/arrears/allowances.  In view  of  the  inconsistencies  in  the  data  provided,  APCFSS  team  has  proposed  that  only HOD/Department  validated  data  may  be  loaded  to  the  CFMS  production  system  and  also proposed  an  online  tool  for  reviewing  and  confirming  the  data.  Detailed  instructions  with screenshots  of  the  tool  for  the  purpose  of  data  validation  is  provided  as  an  Annexure.

   6. This  concern  has  been  outlined  in  the  video  conference  dt.  09.03.2018  and  since CFMS  is  going  to  be  the  single  source  of  truth,  all  the  departments  have  been  instructed  by the  Hon’ble  CM  also  to  complete  this  data  validation  and  confirmation  or  ensure  providing missing  data/incomplete  data  in  a  timely  manner.

   7. The  Government  after  careful  examination  of  the  matter,  hereby,  permit  APCFSS  and the  CFMS  implementation  team  to  launch  the  tool  for  Human  Resources  data  validation.  All the  HODs  (including  the  Secretariat  Departments)  are  hereby  instructed  to  log-on  to  the tool  and  perform  the  data  validation  and  confirm  the  data.  For  correcting  the  differences, they  are  required  to  follow  the  instructions  provided  in  the  Annexure  to  get  them  corrected. Only  confirmed  data  will  be  loaded  to  CFMS  production  system.  It  is  in  the  interest  of  the departments  to  confirm  this  data  so  as  to  enable  themselves  to  perform  the  activities  in CFMS  starting  from  April,  2018.  Therefore,  it  is  instructed  that  this  data  validation  and confirmation  activity  must  be  completed  on  or  before  17 th th March,  2018.  If  confirmation  is not  carried  out  by  this  time,  the  data  will  be  taken  up  for  loading  to  CFMS  production system  only  after  29 March,  2018  on  a  first  come  first  serve  basis.

   8. All  the  Spl.  Chief  Secretaries,  Principal  Secretaries,  Secretaries  to  the  Government and  HODs  are  hereby  request  to  issue  necessary  instructions  and  ensure  the  timely completion  of  this  activity  for  their  respective  departments  and  ensure  their  success  in  using the  CFMS  for  carrying  out  the  tasks  related  to  preferring  all  types  of  bills  and  processing  of the  same  (including  all  types  of  payments  such  as  salaries,  works  bills,  vendor  payments etc.)

 (BY  ORDER  AND  IN  THE  NAME  OF  THE  GOVERNOR  OF ANDHRA  PRADESH)


 MUDDADA RAVI CHANDRA
 SPECIAL  CHIEF  SECRETARY  TO  THE  GOVERNMENT  (FAC)











0 comments:

Post a Comment

Latest info

More

Teacher's Need

Latest GO's

More

State Level Consolidated Reports

More

Useful Material

More
Top